JATIMNET.COM, Surabaya - Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) menyampaikan permohonan maaf kepada Yaidah, warga Kelurahan Lidah Wetan, Kecamatan Lakarsantri Surabaya.

Sebab, hanya karena mis-komunikasi dan salah pemahaman, membuat Yaidah harus berangkat ke Kantor Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) di Jakarta untuk menyelesaikan akta kematian anaknya. Padahal, melalui kantor kelurahan setempat, surat menyurat Yaidah dapat terselesaikan.

Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya, Agus Imam Sonhaji pun menceritakan awal kronologi permasalahan itu. Sekitar bulan Agustus 2020 lalu, Yaidah mengurus akta kematian anaknya di kantor kelurahan untuk tujuan klaim asuransi. 

Karena merasa proses di kelurahan itu lama, Yaidah akhirnya mencari kepastian informasi ke Mal Pelayanan Publik (MPP) Siola. “Memang saat itu Mal Pelayanan Publik sedang menerapkan Lockdown, sehingga petugas kita juga terbatas. Karena kebanyakan mereka bekerja dari rumah,” kata Agus Imam, Jumat 23 Oktober 2020.

BACA JUGA: Risma Geram Minta Dispendukcapil Benahi Layanan KTP-el

Namun, di Mal Pelayanan Publik Siola, Yaidah mendapat informasi dari petugas yang kurang tepat. Sebab, petugas itu tidak memiliki kapabilitas dalam menyelesaikan permasalahan Adminduk (Administrasi Kependudukan). Alhasil, Yaidah salah menangkap pemahaman dan mengharuskan ke Kemendagri untuk menyelesaikan akta kematian anaknya itu.

“Sebenarnya proses input nama yang bertanda petik ke SIAK dapat diselesaikan oleh Dispendukcapil. Progres itu juga dapat di-tracking melalui pengaduan beberapa kanal resmi Dispendukcapil,” ia mengungkapkan.

Di samping itu, surat permohonan Yaidah sebenarnya saat itu sudah diproses registrasi di kelurahan dan berlangsung sukses. Permohonan itu telah masuk ke dalam sistem klampid di Dispendukcapil. “Sehingga Bu Yaidah atau pemohon mendapatkan e-Kitir atau tanda terima yang dilengkapi barcode," ia menuturkan.

Nah, karena ketidaktahuan dan miskomunikasi, membuat Yaidah memutuskan untuk mengurus akta kematian anaknya ke Kantor Direktorat Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Jakarta pada 23 September lalu. Dan sebenarnya, saat berita permasalahan Yaidah muncul pada tanggal 22 Oktober 2020, akta kematian tersebut sudah selesai 1 bulan sebelumnya.

BACA JUGA: Cara Urus KTP Rusak, Mudah dan Nggak Pakai Ribet

“Meski begitu kita tetap menyampaikan permohonan maaf kepada Bu Yaidah atas miskomunikasi ini, kami minta maaf. Ini juga sebagai evaluasi catatan bagi kami agar ke depan lebih maksimal dalam melayani,” ia menekankan.

Karena itu, pria yang pernah menjabat Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Surabaya ini memastikan akan mengintensifkan layanan informasi call center Dispendukcapil. Harapannya jika ada warga yang masih bingung, dapat memperoleh solusi yang tepat untuk permasalahannya itu.

“Kami sudah menyempurnakan mekanisme keluhan dan proses pengaduan pada layanan pengaduan resmi yang ada. Agar, respon penanganannya bisa semakin cepat dan tepat serta dapat di-tracking progresnya,” ia menegaskan.

BACA JUGA: Dispendukcapil Surabaya Distribusikan 3 Ribu KTP-el

Di samping itu pula, informasi tentang channel pengaduan layanan resmi Dispendukcapil akan semakin intens disampaikan kepada masyarakat. Dengan harapan, warga tahu kemana harus melangkah jika mengalami permasalahan dalam layanan Adminduk di Surabaya.

“Nanti misal ada keluhan atau laporan warga itu bisa di-tracking, sampai mana laporannya. Sampai mana tindak lanjut keluhannya itu. Baik itu masalah di kelurahan maupun kecamatan terkait Adminduk,” ia melanjutkan.

Berkaca dari pengalaman itu, pihaknya mengimbau kepada masyarakat apabila mengalami kendala atau permasalahan terkait pengurusan Adminduk supaya melaporkan informasi itu ke channel pengaduan resmi Dispendukcapil Surabaya. 

Pengaduan itu juga dapat ditelusuri prosesnya, baik melalui telepon call center Dispendukcapil di nomor 031-99254200 atau menuliskan pengaduan di laman http://dukcapilsapawarga.disdukcapilsurabaya.id.